Meld je aan voor mijn gratis online mini-workshops

Ja, vertel mij meer!

Facturen versturen met je WooCommerce webshop


WooCommerce is een ideaal systeem om te gebruiken als webshop bij je WordPress website. Ja, dat zeg ik in bijna alle artikelen die ik schrijf 😉 Maar is het gewoon echt zo. Er zijn niet veel dingen die ik onhandig vind, maar toch zijn er een paar dingen die wat mij betreft wel verbeterd mogen worden. Éen van deze dingen is het versturen van facturen met WooCommerce. Er is niet veel beschikbaar en wat er beschikbaar is, is niet heel erg handig. Daarom ga ik je in dit artikel uitleggen hoe je facturen stuurt met de standaardfunctie van WooCommerce én bied ik je enkele alternatieven.


01. Standaardfunctie voor facturen

Er zit een standaardfunctie in WooCommerce waarmee je facturen kunt sturen naar de klant. Nadeel: Je dient deze handmatig te versturen. Je moet dus echt bij élke bestelling aanklikken dat er een factuur moet worden verstuurd. Op zich niet heel erg handig 🙂 Nog een nadeel: Je ontvangt hier zelf niet een kopie van. Daar heb je vrij weinig aan, want je moet deze facturen natuurlijk wel in je administratie verwerken. Je kunt handmatig een factuur versturen door naar de betreffende bestelling te gaan en te klikken op Klantfactuur (opnieuw) versturen.

Facturen versturen in WooCommerce webshop

Wil je de tekst van de automatische facturen aanpassen? Je kunt een aantal dingen aanpassen bij WooCommerce > Instellingen > E-mails > Klantfactuur. Je kunt echter maar een paar kleine, simpele dingen aanpassen. Veel speelruimte is er dus niet 🙂

Maar goed, zoals ik al zei ontvang je zelf geen kopie van deze facturen. Erg vervelend…

Even tussendoor: wist je al dat ik de WebAcademy.nl Club ben begonnen? In de online leeromgeving van de club leer ik je alles over WordPress, online marketing en e-mailmarketing. Voor een klein bedrag per maand krijg je toegang tot al mijn online cursussen, workshops, e-books, artikelen en nog veel meer. Én in de club kun je terecht met jouw vragen over WordPress. Hoe ideaal is dat?!


02. Gratis plugins voor facturen

Er zijn een paar gratis plugins beschikbaar waarmee je automatisch (PDF) facturen kan laten maken en versturen. Hieronder een paar plugins die veel worden gebruikt:

  • WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips. Een behoorlijk uitgebreide gratis versie van een premium plugin. Je kunt hiermee o.a. facturen aanmaken, bewerken (qua stijl) en downloaden. Je kunt tevens zelf instellen bij welke WooCommerce e-mails de facturen worden toegevoegd. Deze plugin is ook beschikbaar in het Nederlands (woop woop!).
  • WooCommerce PDF Invoices. Je kunt hiermee automatisch PDF facturen laten maken en versturen, maar je kunt er ook voor kiezen om ze handmatig te versturen. Ook handig: je kunt bijhouden welke facturen er wel en niet zijn voldaan.

Beide plugins schijnen goed te werken, maar ik werk er zelf niet mee. In het volgende stukje zal ik je uitleggen waarom dat zo is. 🙂


03. Koppelen met een boekhoudsysteem

Bij kopje twee noemde ik twee gratis plugins die je kunt gebruiken, maar ik werk er zelf liever niet mee. Waarom? Omdat je het niet kunt koppelen aan de rest van de administratie. Althans, als je buiten je WooCommerce webshop om nog méér hebt aan administratie. Want….

LET OP: Volgens de Nederlandse wet dienen de facturen een opeenvolgende nummering te hebben. Dus je kunt niet met verschillende nummersystemen werken…

Dus eigenlijk MOET je je WooCommerce facturen kunnen koppelen met de rest van je administratie. En dat kan natuurlijk niet als je de standaardfunctie gebruikt en/of één van de gratis plugins die ik hierboven noemde. Dit geldt overigens alleen als je naast je WooCommerce webshop nog meer hebt aan administratie, he… Als je ALLEEN die ene webshop hebt, dan klopt de nummering wel. En hoef je je dus geen zorgen te maken 😉

Maar ik verkoop dingen online via mijn WooCommerce webshop én ik maak “gewone” facturen voor website projecten. Hoe ik het dan voor elkaar krijg dat dit allemaal samenkomt in één administratie? Dat doe ik door middel van een online boekhoudsysteem die een koppeling heeft met WooCommerce. Woop woop! Wat mij betreft de beste oplossing ever 😉 Ik werk zelf alleen met Moneybird, maar hieronder zal ik er nog een paar noemen;

  • Moneybird. Een online systeem voor het versturen van offertes en facturen. Met de extra plugin MoneyBird API koppeling voor WooCommerce zorg ik ervoor dat alles vlekkeloos verloopt.
  • Acumulus. Hier heb ik nog nooit mee gewerkt, maar ik hoor dat dit ook een ideaal systeem die ook te koppelen is met WooCommerce.
  • e-Boekhouden.nl. Schijnt ook een koppeling te hebben met WooCommerce, maar ik heb er zelf geen ervaring mee en ken ook niemand die er wel ervaring mee heeft.

Er zijn nog meer online programma’s waarmee je dit kunt doen, maar ook daar heb ik geen ervaring mee… Dus eigenlijk heeft het niet echt een meerwaarde dat ik die hier ga noemen haha 😉


Facturen sturen hoeft niet moeilijk te zijn

Veel dingen met WordPress kun je gratis doen, denk aan alle plugins die beschikbaar zijn. Maar dit is één van de dingen waarvan ik je écht kan aanraden om wél (een beetje) te investeren. Het bespaart je zoveel ellende met administratie. 🙂 Die tijd kun je eigenlijk beter steken in “echt” werken.


Gratis workshops van Boon Webdesign

Ik geef regelmatig gratis online mini-workshops in mijn groep op Facebook over onder andere WordPress en internet marketing. Wil jij ook een website met meer succes? Meld je dan gratis aan.

Gratis aanmelden

Sinds 2008 bouw ik (Sandra Boon) WordPress websites en WooCommerce webshops. In de afgelopen jaren heb ik behoorlijk wat kennis opgedaan tijdens alle avonturen die ik heb beleefd in het WordPress wereldje. Via mijn tips en adviezen deel ik een gedeelte van deze kennis met jou.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *